Бухгалтерская Документация

Общие Сведения.

Включение Глобальной Опции “Show Financial Documents Page”

Создание Шаблонов Финансовых Документов

Генерация Финансовых Документов

Счета-извещения для Физических Лиц

Счета для Юридических Лиц

Счета-фактуры

Корректировочные Счета-фактуры

Акт Выполненных Работ

Акт Сверки

Книга Покупок

Книга Продаж

Отчёт по Начислениям

 

Для работы на российском рынке телекоммуникационная компания обязана предоставлять целый ряд документов в дополнение к обычным счетам. Внешняя система должна генерировать эти документы, извлекая информацию из базы данных PortaBilling.

Общие Сведения

Система разделяет клиентов на:

·       Физические лица

·       Юридические лица:

o   постоплачиваемые

o   с предоплатой

 

В системе формируются следующие типы документов:

·       Счёт для физлиц

·       Счёт для юрлиц

·       Счёт-фактура для юрлиц (по начислениям и предоплате)

·       Корректировочный счёт-фактура

·       Акт выполненных работ для юрлиц

·       Акт сверки для юрлиц

·       Книга покупок

·       Книга продаж

·       Отчёт по начислениям

 

Документы можно формировать вручную, отправлять на печать и / или на клиентские имейлы в соответствии с такими параметрами:

·       Отчётный период (по умолчанию – предыдущий календарный месяц)

·       По клиентам конкретного Реселлера (по умолчанию – все)

·       По клиентам заданного Представителя (по умолчанию – все)

·       Тип клиента – все/ физлица/ юрлица (по умолчанию – все)

·       Клиент (по умолчанию – все)

 

Документы можно формировать повторно, при этом старые документы помечаются как недействительные.

 

Сформированные документы помещаются в папки, структурированные по реселлеру, периоду и клиенту (если указан конкретный клиент).

Включение Глобальной Опции “Show Financial Documents Page”

При включении глобальной опции “Show Financial Documents Page” становится невозможным автоматически формировать счета “Invoice Generation”. Счета и другие документы, в данном случае, может формировать только администратор вручную.

 

Для включении глобальной опции “Show Financial Documents Page” необходимо:

1.     Перейти на вкладку Конфигурации.

2.     Клонировать конфигурацию.

3.     В Configuration Tree выбрать уже созданный Admin.

4.     В Environment выбрать Global.

5.     В Groups выбрать Web.

6.     Выбрать Yes в поле Show Financial Documents Page.

7.     Нажать кнопку Check / Apply.

 

Show financial documents page

Создание Шаблонов Финансовых Документов

Для того, чтобы создать шаблон документа, необходимо:

1.     В закладке Шаблоны нажать на кнопку Добавить.

 

Шаблоны

 

2.     Заполните форму:

·       Имя – логическое имя шаблона документа.

·       Тип – из выпадающего окна выберите Invoice.

o   Custom File для того, чтобы загрузить шаблон документа из уже готового файла, необходимо выбрать данную опцию.

·       Как копию – оставьте данное поле пустым.

·       Файл шаблона – нажав на кнопку Browse, загрузите шаблон документа.

 

Добавить шаблон

 

3.     Нажмите кнопку save_close Сохранить&Закрыть.

4.     Повторите шаги 1-3, чтобы загрузить шаблоны всех необходимых финансовых документов.

 

Генерация Финансовых Документов

Для того, чтобы сформировать документы необходимо:

1.     В закладке Финансовая документация выбрать нужные параметры настройки и  нажать кнопку Генерация финансовой документации.

 

Финансовая документация

 

Начало периода – дата, с которой формируются финансовые документы.

Конец периода – дата, по которую  формируются финансовые документы.

Реселлер:

·       Только прямые клиенты – только непосредственные клиенты.

·        – укажите конкретного реселлера, для которого формируются финансовые документы.

Тип документа – тип финансового документа (счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, книга покупок и т.д.).

Клиент:

·       Все – все клиенты, для которых формируются финансовые документы.

·        – укажите конкретного клиента, для которого формируются финансовые документы.

Генерация финансовой документации – формирует финансовые фокументы за конкретный период.

 

Генерация финансовой документации

 

Начало периода – дата, с которой формируются финансовые документы.

Конец периода – дата, по которую  формируются финансовые документы.

Представитель – выберите Представителя, для которого формируются финансовые документы.

Реселлер:

·       Только прямые клиенты – только непосредственные клиенты.

·        – укажите конкретного реселлера, для которого формируются финансовые документы.

Тип документа – выберите тип финансового документа, который хотите сформировать (счёт-фактура, корректировочный счёт-фактура, акт выполненных работ, акт сверки, книга покупок и т.д.).

Тип клиента – выберите тип клиента, для которого формируются финансовые документы (физическое лицо, юридическое лицо, все).

Клиент:

·       Все – все клиенты, для которых формируются финансовые документы.

·        – укажите конкретного клиента, для которого формируются финансовые документы.

Как генерировать документы:

·       Все одним PDF все документы формируются одним pdf-файлом.

·       Каждый документ отдельно – каждый документ формируется как отдельный PDF-файл.

Лимит страниц в PDF укажите максимально допустимое количество страниц (лимит) для PDF-файла.

Генерировать – формирует выбранный финансовый документ за конкретный период.

Счета-извещения для Физических Лиц

Формируются  ежемесячно в формате PDF для каждого физлица по запросу. Если заголовок и детализация звонков помещаются на одну страницу, то PDF будет одностраничным. В противном случае – на первой странице будет только заголовок, а детализация начнется со второй.

 

В счёте включён штрихкод типа “128С”, содержащий customer ID + порядковый номер счёта + сумма.

 

Счета-извещения

 

Счета-извещения 2

 

Для любого разового начисления можно сформировать разовый счёт-извещение. После этого данное начисление не будет попадать в ежемесячный счёт-извещение.

Счета для Юридических Лиц

Формируются  ежемесячно в формате PDF для каждого юрлица по запросу, а для клиентов с предоплатой – содержат только строку с суммой выбранного платежа.

 

Группировка разовых начислений (Manual Charge) и периодических начислений по услугам, группировка звонков по услугам (местные, междугородние, международные, etc) – на первой странице.

 

Счета для юридических лиц

 

Счета для юридических лиц 2

 

Для любого разового начисления постоплачиваемому юрлицу можно будет сформировать разовый счёт. После этого данное начисление не будет попадать в ежемесячный счёт.

Счета-фактуры

Формируется ежемесячно в формате PDF по запросу.

 

Для всех физлиц будет формироваться один счёт-фактура на все оплаченные платежи в этом месяце и один счёт-фактура – на все оказанные услуги (начисления) за этот месяц.

 

Для каждого юрлица с предоплатой будет формироваться один счёт-фактура на каждый платёж, сделанный в этом месяце.

 

Для каждого постоплачиваемого юрлица будет формироваться счёт-фактура на аванс, если платёж в отчётном периоде превысил сумму начислений из предыдущего.

 

Для каждого юрлица будет формироваться один счёт-фактура на все услуги (начисления) за текущий месяц.

 

Звонки будут сгруппированы по услугам (местные/междугородние/международные/и т.д.).

 

В каждой строке будет указываться услуга, сумма без НДС, ставка НДС, размер НДС и сумма с НДС.

 

Счета-фактуры

 

Корректировочные Счета-фактуры

Формируется один корректировочный счёт-фактура за каждый месяц, в котором производились корректировки, в формате PDF по запросу, и только, если у клиента в закрываемом месяце были корректировки, относящиеся к предыдущим месяцам.

 

Данные “до изменения” берутся из предыдущего  корректировочного (если таковой есть) или первоначального счёта-фактуры за этот же месяц.

 

В каждой строке указыватся услуга, стоимость услуги без НДС до и после изменения, разница стоимости без НДС, ставка НДС, сумма НДС до и после изменения, разница НДС, стоимость услуги, включая НДС до и после изменения, разница стоимости, включая НДС.

Акт Выполненных Работ

Формируется ежемесячно в формате PDF по запросу по всем начислениями (charges) за отчётный месяц.

 

Звонки сгруппированы по услугам (местным/междугородним/международным/и т.д.).

 

В каждой строке указывается услуга, сумма без НДС, размер НДС, сумма с НДС. Общую сумму и общую сумму НДС можно сформировать прописью.

 

Акт выполненных работ

 

Для каждого  корректировочного  счёта-фактуры будет пересоздаваться акт выполненных работ за скорректированный период, включающий старые данные плюс корректировки.

Акт Сверки

Формируется по запросу для заданного клиента за указанный период в формате PDF и состоит из двух таблиц равных размеров, каждая из которых делится на 2 таблицы.

 

В левой таблице будут выведены №, дата счёта-фактуры и его сумма (таблица на 2 колонки), дата платежа и его сумма (еще таблица на 2 колонки). Правая таблица будет такой же, как и левая, только пустой для заполнения клиентом.

 

Акт сверки

 

Сформированный акт сверки можно отправить на печать и/или на клиентский имейл.

Книга Покупок

Формируется ежеквартально по всем клиентам в формате XLS автоматически. Состоит из списка счетов-фактур на авансы, созданных в этом квартале. Сформированную книгу покупок можно будет отправить на печать.

 

В каждой строке указаны № и дата счёта-фактуры, имя клиента, ИНН, КПП клиента, сумма услуг с НДС, сумма услуг без НДС, ставка НДС, размер НДС.

 

Книга покупок

 

Книга Продаж

Формируется ежеквартально по всем клиентам в формате XLS и состоит из списка счетов-фактур на услуги за указанный квартал. Сформированную книгу продаж можно будет отправить на печать.

 

Для каждого месяца из отчётного квартала, в котором создавались корректировочные счета-фактуры, формируется дополнительный лист (sheet), включающий эти счета-фактуры.

 

В каждой строке указаны № и дата счёта-фактуры, имя клиента, ИНН, КПП клиента, сумма услуг с НДС, сумма услуг без НДС, ставка НДС, размер НДС.

 

Книга продаж

 

Отчёт по Начислениям

Формируется ежемесячно по всем клиентам и услугам в формате XLS автоматически. Сформированный отчёт по начислениям можно будет отправить на печать.

 

Строки сгруппированы по услугам. В каждой строке указан реселлер, клиент, услуга, сумма начислений за месяц с НДС, размер НДС, сумма корректировок за месяц с НДС, размер НДС.

 

Отчет по начислениям

 

Отчет по начислениям 2